+10 jaar digitale oudercommunicatie
Deze website geeft scholen een checklist van de zaken waarop ze moeten letten om alle ouders effectief te bereiken. Dit overzicht is het resultaat van een decennium aan ervaring aangevuld met die van meer dan 1350 kleuter- en lagere scholen en 500.000 ouders.
Ons gezamenlijk doel? Alle ouders online bereiken 🤩
🦉Onze grootste les?
Oudercommunicatie is pas succesvol wanneer een ouder op één simpel scherm, alle actuele brieven en activiteiten ziet staan voor dat moment. Om de ouder “wakker” te schudden moet er op het juiste moment een melding verstuurd worden via e-mail of een push bericht.
De oplossing?
Bied elke ouder een centrale tijdlijn aan waarop hij/zij
kan zien wat vandaag en morgen op de planning staat.
Een overzichtelijke tijdlijn vermindert de planlast
Oudercommunicatie moet voorspelbaar en actueel zijn. Door gebruik te maken van één centrale tijdlijn zien zowel het schoolteam als de ouders wat er vandaag belangrijk is en wat er de komende weken op de planning staat.
Communiceren via een tijdlijn, maakt het mogelijk om de oudercommunicatie te automatiseren.
Goed geïnformeerde ouders zorgen voor rust en rust betekent minder planlast.
Welkom, bienvenue, welcome, Willkommen, Hoş geldin, أهلاً و سهلاً
De hoofdtaal in Vlaanderen is Nederlands, maar juist omgaan met meertaligheid verhoogt de betrokkenheid van anderstalige ouders enorm.
Automatiseer de communicatie met de ouders
Door te werken met een tijdlijn, kunnen scholen brieven al klaar zetten in de toekomst. Automatisatie kan de planlast bij scholen drastisch verminderen.
Op een vooraf ingestelde publicatiedatum zal de brief zichzelf automatisch publiceren en de juiste ouders verwittigen.
Chat op maat van Scholen.
Door de opkomst van Whatsapp en Messenger zijn ouders gewoon geworden om snel een persoonlijk antwoord te krijgen op hun vragen. Deze evolutie zet steeds meer druk op leerkrachten, dat mag niet de bedoeling zijn.
We zijn er van overtuigd dat chat een belangrijke meerwaarde is, maar enkel wanneer die gebouwd is op maat van schoolteams.
Chat is heel interessant op de momenten waarbij snelle random communicatie een meerwaarde is én waarbij de privacy van de leerkracht 100% beschermd is.
Van papier naar versnippering
De eerste jaren gaven leerkrachten nog 40% van de brieven mee op papier. Vandaag is dat nog 5%. Een papieren brief blijft in sommige scholen een belangrijk medium.
Ook al wordt er steeds minder papier gebruikt, vandaag is de moeilijkheid de versnippering van de communicatiekanalen. Om alle ouders te bereiken moeten we zowel papier gebruiken als desktop, smartphone en tablet. Daar komt nog bij dat op smartphone en tablet zowel iOS als Android moeten ondersteund worden.
Al deze kanalen moeten gebruikt worden om alle ouders te bereiken.
Papier (5%)
Papier is tot op vandaag nog steeds een belangrijk medium aangezien niet alle ouders over internet beschikken.
Desktop (27%)
Het gebruik van desktop en laptops maakte de eerste jaren een grote opmars, maar werd later weggedrumd door de smartphones.
Phone iOS/Android (60%)
Alles wijst er op dat Smartphone het belangrijkste medium aan het worden is om de grootste groep ouders te bereiken.
Tablet iOS/Android (3%)
Tablets zijn in opmars, maar de groep is nog heel klein. We verwachten wel dat tablets de komende jaren steeds belangrijker zullen worden.
Ouders bereiken is maatwerk
Ouders kopen een toestel en verwachten dat alles werkt. Een schoolteam verwacht net hetzelfde. Daar komt heel wat programmatie bij kijken, maar dat mag het laatste van hun zorgen zijn. Het is de zorg van het oudercommunicatieplatform om elk mogelijk besturingssysteem te ondersteunen en te onderhouden.
Laat je niet vangen 🔒
Het is als school verleidelijk om te kiezen voor een dure schoolapp. Je kan er een paar maanden mee uitpakken, maar wanneer de wittebroodsweken voorbij zijn, komt de ontnuchtering. Plots blijkt dat alle ouders gevangen zitten in één app.
Ouders hebben nood aan een open systeem dat hen toelaat om ALLE info van de kinderen te verzamelen, niet enkel die van de school.
Integreer met de schoolwebsite
Voor ouders die op zoek zijn naar een nieuwe school is het altijd goed om de dynamiek van de school te voelen. Daarom is het interessant om fijne gebeurtenissen in de klas te delen via de schoolwebsite.
Wanneer een leerkracht een verhaal deelt uit de klas, is het fijn om bepaalde verhalen automatisch te delen op de website door een extra vinkje aan te zetten.
Reservatiesysteem voor oudercontacten
Ouders laten kiezen uit verschillende tijdstippen voor een oudercontact is een vak op zich.
Niet te verwonderen dat er een groeiend aanbod aan gespecialiseerde reservatiesystemen. Scholen hebben de vrijheid om hun eigen reservatiesysteem te kiezen en te koppelen. Systemen die vaak gebruikt worden zijn youcanbook.me, calendly.com, Google Formulier met plugin, Doodle, …
Leerkrachten zijn geen ict’ers
Wanneer leerkrachten vragen hebben, willen ze een snel, duidelijk en eenvoudig antwoord zonder dure woorden.
Om snel te antwoorden is een geïntegreerde helpdesk heel belangrijk. Daar maken we al 10 jaar een punt van.
Gratis workshops
Het vraagt een beetje basiskennis om te weten hoe je alle ouders kan bereiken. Vroeger stapten we in de auto om een workshop te geven ter plaatse. Vandaag werken we met online vergaderingen om een snelle verbinding op te zetten.
Om schoolteams op kruissnelheid te krijgen geven we al jaren lang gratis workshops.
Ouders moeten niet enkel de school volgen
Na schooltijd zijn de kinderen ook actief in de jeugdbeweging en de sportclub. Daarom is het belangrijk om als school te kiezen voor een open platform waarmee de ouders ook andere organisaties kunnen volgen.
Wanneer ouders alle oudercommunicatie kunnen samenbrengen in één app met één tijdlijn, is de kans veel groter dat ze de communicatie van de school ook beter volgen.
Een reactie van een pioniersschool
“Gimme is eenvoudig en vlot in gebruik, ook voor zij die niet in de digitale wereld zijn opgegroeid. Een vlotte vraag en antwoord communicatie is super handig👍 Merci”
Anja Van Mol, GVBS Santa Maria
Oudercommunicatie
mag geen zorg zijn 💆🏼♀️
Ervaring heeft ons geleerd dat schoolteams in alle rust moeten kunnen samenwerken aan één centrale tijdlijn waarop ouders alle activiteiten, brieven, video’s een fotoalbums kunnen vinden.
De zorg om alle ouders te bereiken moet de school overlaten aan het oudercommunicatieplatform. Een goed oudercommunicatieplatform moet aan heel veel eisen voldoen.
Om op elk moment mee te zijn, moet een oudercommunicatieplatform gefocust zijn op oudercommunicatie, niets anders.
De applicatie moet beschikbaar zijn op dekstop, laptop, smartphone, tablet, tv.
Er moet ingespeeld worden op elke gezinssamenstelling (gescheiden of niet, grootouders, pleegouders, …).
Om de betrokkenheid van anderstalige ouders te verhogen, moet de tijdlijn snel vertaald worden in zijn/haar eigen taal.
De app moet meertalig zijn.
Zowel de privacy van het schoolteam als die van de ouders moet beschermd zijn.
Chat is heel interessant, maar moet op maat zijn van scholen en moet de privacy van de deelnemers beshermen.
Oudercommunicatie moet betaalbaar zijn en mag (ondanks de complexiteit) niet wegen op de werkingsmiddelen van de school.
Workshops, helpdesks, support mogen niet technisch zijn, maar moeten op maat zijn van leerkrachten.
Oudercommunicatie moet een bouwsteen zijn die linkt met de andere schoolplatformen.
Oudercommunicatie
is betaalbaar
Goede oudercommunicatie die alle ouders bereikt, volgens de regels van de kunst, hoeft niet duur te zijn.
Dat kan immers met reclame al voor slechts 1 euro en zonder reclame voor slechts 3 euro per leerling per jaar. Er zijn geen instapkosten.