PRODUCT- en DIENSTENOVEREENKOMST GIMME
Tussen:
De Gimme nv, geregistreerd onder ondernemingsnummer BE0849425238 gevestigd en kantoorhoudende te Scheepsbouwersstraat 4 bus 1A, 9150, Kruibeke te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door Jo De Maeyer, zaakvoerder
("GIMME")
EN
De school ( ), gevestigd te
te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door
("de Klant")
wordt op datum van 01/09/2018 het volgende overeengekomen:
1.Definities
Termen die in deze Overeenkomst met een hoofdletter worden aangeduid, hebben de hierna gedefinieerde betekenis:
De Software: “GIMME” is een digitaal platform dat scholen toelaat om een tijdlijn op te bouwen waarop ze activiteiten, brieven, fotoalbums en video’s kunnen delen in een chronologische volgorde. Elke stukje info kan gelinkt worden aan kanalen. De ouders volgen één of meerdere kanalen. Op basis van de kanalen die een ouder volgt wordt de tijdlijn gefilterd waardoor de ouder enkel de relevante info ziet voor de kanalen die hij/zij volgt.
Dienstverlening: een SaaS (Software as a Service) dienstverlening "in de Cloud" die erin bestaat dat Software van op een afstand, langs elektronische weg, door GIMME ter beschikking wordt gesteld van de Klant en de Gebruikers, waarbij die personen een licentie verkrijgen voor het gebruik van de Software overeenkomstig de bepaalde voorwaarden en voor de overeengekomen duur, in samenhang met ondersteunende diensten, overeenkomstig de geselecteerde gimme optie zoals door de school aangegeven in het voorkeurformulier.
De Product- en Dienstenovereenkomst (of Overeenkomst): de huidige Product- en Dienstenovereenkomst, waarin het gebruik van de diensten en de Software van Gimme geregeld wordt;
De Verwerkersovereenkomst: de huidige Verwerkersovereenkomst, waarin de verbintenissen betreffende de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van deze Product- en Dienstenovereenkomst beschreven staan;
Gebruikers: fysieke personen die ingevolge de Overeenkomst tussen GIMME en de Klant het recht hebben om de Software te gebruiken;
Klant: de onderwijsinstelling die deze Product- en Dienstenovereenkomst sluit; indien verbonden entiteiten onder eenzelfde dienstenovereenkomst ressorteren, worden deze vermeld in Bijlage 1, en zal het begrip "Klant" mutatis mutandis ook de betreffende entiteiten omvatten;
Ondersteuning: de correctieve, evolutieve en adviserende ondersteuning door GIMME.
2.Interpretatie en rangorde; wijzigingen
Deze Product- en Dienstenovereenkomst regelt specifiek de terbeschikkingstelling en het gebruik van de Software volgens het SaaS (Software as a Service) model.
Deze Dienstverlening kan door GIMME in de loop van de uitvoering enkel gewijzigd worden mits schriftelijke toestemming van de Klant. Wijzigingen die nodig zijn omwille van de veiligheid of een technische noodzaak, kunnen eenzijdig worden doorgevoerd maar enkel wanneer ze geen wezenlijke impact hebben op de contractuele verhouding tussen GIMME en de Klant.
Nieuwe versies of upgrades van de Software worden beheerst door de huidige voorwaarden van de Product- en Dienstenovereenkomst zolang (en in de mate dat) deze niet uitdrukkelijk gewijzigd worden. Eventuele wijzigingen zullen steeds aangekondigd worden aan de Klant
De inkoopvoorwaarden of andere algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing.
3.Online terbeschikkingstelling – licentie
GIMME kent aan de Klant, eventuele verbonden entiteiten en de toegelaten Gebruikers, een onoverdraagbare en niet-exclusieve licentie toe voor het online gebruik van de Software en dit overeenkomstig de bepalingen van deze Product- en Dienstenovereenkomst en overeenkomstig de geselecteerde gimme optie zoals door de school aangegeven in het voorkeurformulier.
De mogelijke categorieën van toegelaten Gebruikers zijn: ouders, leerkrachten, directie, secretariaat en ict.
De Klant mag alle modules of pakketten die ter beschikking worden gesteld gebruiken overeenkomstig de geselecteerde gimme optie zoals door de school aangegeven in het voorkeurformulier.
Het gebruik van de Software zal gebeuren via de account(s) die aan de Klant en de Gebruikers wordt of worden toegekend, in overeenstemming met de modaliteiten voor de toegang tot en het gebruik van de account. Na de activering van de Software voor de Klant kan de Klant accounts voor Gebruikers aanmaken of toevoegen (indien de gebruikers reeds een account heeft). De Software mag alleen online worden gebruikt, in de vorm waarin de Software aan de Gebruikers wordt aangeboden.
4.Duur en beëindiging
De overeenkomst geldt voor onbepaalde duur. De klant start en stopt de samenwerking wanneer die wil tenzij anders bepaald overeenkomstig de geselecteerde gimme optie zoals door de school aangegeven in het voorkeurformulier.
5.Veiligheid
In het algemeen garandeert GIMME dat de Software en de modaliteiten van de Dienstverlening te allen tijde zullen voldoen aan de normale veiligheidsstandaarden en normen die toepasselijk zijn binnen de sector en de wetgeving.
GIMME zal instaan voor het nemen van de gepaste veiligheids-, beschermings- en bewaringsmaatregelen en dit voor de inhoud, de gegevens en de toepassingen die de Klant via de Dienstverlening gebruikt. Op het niveau van het datacenter wordt de veiligheid van Digital Ocean en Google geboden.
GIMME zal zorgen voor de nodige autorisatiemechanismen van de Gebruikers teneinde de vertrouwelijkheid van de gegevens te beschermen. In dit kader zal GIMME een passend beheer opzetten van de rechten en de rollen van de Gebruikers voor de toegang tot de Software en de verbonden databanken, en dit op regelmatige basis evalueren.
GIMME zal er naar beste vermogen op toezien dat de Software geen schadelijke code bevat, zoals (maar niet beperkt tot) virussen, trojan horses, spyware, time bombs, en zal naar best vermogen verhinderen dat dergelijke schadelijke code via de Dienstverlening schade toebrengt aan de Klant en de Gebruikers. "Naar beste vermogen" betekent in deze context dat GIMME de gangbare preventiemiddelen zal aanwenden om dergelijke code te ontdekken en te verhinderen.
6.Persoonsgegevens
De Klant en GIMME leven de toepasselijke wetgeving en reglementering na met betrekking tot de bescherming van het privéleven inzake de verwerking van persoonsgegevens, zoals bepaald in de privacyrichtlijn AVG 2016/679 en de e-privacyrichtlijn 2002/58/EG, als gewijzigd bij 2009/136/EG (hierna "persoonsgegevens" genoemd), die worden verzameld en verwerkt via de Software, alsmede de relevante nationale en eventuele sectorale wetten en reglementen en alle toekomstige regelgeving in dit verband, inclusief de Algemene Gegevensverordening 2016/679 (GDPR).
GIMME treedt uitsluitend op als verwerker van de persoonsgegevens. De Klant is en blijft te allen tijde de verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de toepasselijke wetgeving. De cookies zijn enkel gelieerd met en 100% voorzien voor de werking van de klant.
GIMME zal de persoonsgegevens uitsluitend verwerken op schriftelijke instructie van de Klant.
Alle persoonsgegevens die uit hoofde van deze Overeenkomst worden verwerkt, blijven te allen tijde eigendom van de Klant en/of de Gebruikers.
GIMME zal erover waken dat alle bij de verwerking van persoonsgegevens betrokken medewerkers, hieronder begrepen werknemers, zelfstandige aannemers, agenten en vertegenwoordigers, op de hoogte worden gebracht van de verplichtingen betreffende de bescherming van persoonsgegevens uit hoofde van toepasselijke wetgeving en deze Overeenkomst. Alle betrokken medewerkers zullen gebonden zijn door een afdwingbare vertrouwelijkheidsverplichting met betrekking tot de verwerkte persoonsgegevens.
GIMME verwerkt de persoonsgegevens enkel voor zolang als nodig om de doeleinden omschreven in artikel 6.3 te bereiken. GIMME zal de persoonsgegevens naar keuze van de Klant (i) vernietigen of (ii) teruggeven wanneer de persoonsgegevens:
niet langer nodig zijn in het licht van voormelde doeleinden; of
wanneer de Overeenkomst beëindigd wordt
behoudens in het geval een wettelijke of administratieve verplichting dan wel een gerechtelijk of administratief bevel GIMME daarvan weerhoudt.
De Klant is als verantwoordelijke voor de verwerking het eerste aanspreekpunt voor de gegevensbeschermingsautoriteit. GIMME zal de nodige informatie aanleveren opdat de Klant het gepaste gevolg kan geven aan de verzoeken van de gegevensbeschermingsautoriteit.
De Klant geeft GIMME uitdrukkelijk de toestemming om een beroep te doen op derde partijen om in onderaanneming bepaalde verwerkingsactiviteiten waar te nemen. GIMME zal de nodige stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat de overeenkomsten tussen GIMME en deze onderaannemers gelijkwaardige verplichtingen bevatten als deze die GIMME in dit artikel 6 op zich neemt.
De Klant zal geïnformeerd worden van de identiteit van de onderaannemers die GIMME gedurende de looptijd van de Overeenkomst bijkomend wenst te betrekken in de verwerking van persoonsgegevens van de Klant.
Indien de Klant het niet eens is met een bepaalde onderaannemer, zal de Klant GIMME op de hoogte brengen van zijn bezwaar alsook de motivatie ervan. In ieder geval zal de Klant geacht worden de onderaannemer te hebben aanvaard indien de Klant geen gemotiveerd bezwaar formuleert binnen de zeven (7) werkdagen nadat GIMME de identiteit van de nieuwe onderaannemer communiceerde. Indien een bezwaar wordt geformuleerd, zullen beide Partijen in onderling overleg en te goeder trouw naar een oplossing voor het bezwaar zoeken.
Onverminderd het bepaalde in artikel 6.10 zal GIMME geen persoonsgegevens op identificeerbare wijze doorsturen naar derde partijen, tenzij de Klant daar uitdrukkelijk de toestemming toe verleent.
GIMME zal een register bijhouden van de verwerkingsactiviteiten die GIMME voor rekening van de Klant verricht. Dit register zal GIMME ter beschikking houden van de gegevensbeschermingsautoriteit. GIMME is vrij om het formaat, het proces, de procedures en de systemen voor het bijhouden van dit register te kiezen.
GIMME zal de Klant de nodige informatie en bijstand verlenen om de Klant als verantwoordelijke toe te laten:
inbreuken in verband met persoonsgegevens tijdig te melden aan de gegevensbeschermingsautoriteit. Daartoe zal GIMME zelf de inbreuken die GIMME vaststelt zonder onredelijke vertraging melden aan de Klant. Bij een vermoeden zal GIMME de klant onmiddellijk informeren, maar de Klant erkent en begrijpt evenwel dat het detecteren van dergelijke inbreuken en het inschatten van de gevolgen ervan enige tijd (max. 48 uur) vragen van GIMME. Het detecteren en analyseren zal dan ook niet beschouwd worden als een onredelijke vertraging in het melden van de inbreuken door GIMME.
de nodige passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de veiligheid van de persoonsgegevens te garanderen. Behoudens uitdrukkelijke geschreven overeenkomst tot het tegendeel zal de informatie en bijstand verleend door GIMME met betrekking tot de technische en organisatorische maatregelen geen advies op maat omvatten met betrekking tot de eigen hardware, infrastructuur, systemen en software van de Klant, noch bepaalde softwareontwikkeling of correctieve of evolutieve hardware- of softwareonderhoudsactiviteiten omvatten;
7.Infrastructuur
De Dienstverlening geschiedt vanuit een Digital Ocean of Google datacenter in de Europese regio.
De helpdesk van GIMME is gevestigd op de hoofdzetel van GIMME (Scheepsbouwersstraat 4 bus 1A, 9150 Kruibeke)
De Klant en de Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen infrastructuur en de telecommunicatieverbindingen die nodig zijn voor het gebruik van Gimme.
8.Eigendom van gegevens en overdracht bij beëindiging
De gegevens die door de Klant en/of de Gebruikers worden aangemaakt en/of gebruikt bij het gebruik van de Software, zijn ten allen tijde de eigendom van de Klant respectievelijk de Gebruikers.
9.Confidentialiteit
"Confidentiële Informatie" is elk gegeven van een der partijen (of dat betrekking heeft op een der partijen), dat niet publiek gekend is en waarvan de openbaarmaking nadelig of gevoelig kan zijn, zoals financiële gegevens, wetenschappelijke gegevens, strategische gegevens, persoonlijke gegevens, commerciële gegevens, know-how, processen, technieken, formules, enz., in welke vorm dan ook, en al dan niet uitdrukkelijk aangeduid als 'Confidentieel'. De Software, databankstructuren en de technische informatie daaraan verbonden, zijn Confidentiële Informatie.
Voor zover een partij of zijn personeel rechtstreeks of onrechtstreeks kennis zou nemen van de inhoud van Confidentiële Informatie van de andere partij, zal deze Confidentiële Informatie slechts worden aangewend voor het doel van deze Overeenkomst, en in het kader daarvan. Confidentiële Informatie mag door de verkrijgende partij niet worden aangewend voor andere doeleinden, noch worden bekendgemaakt aan derden zonder uitdrukkelijke voorafgaande toelating van de andere partij (de kennisgevende partij). De partij die Confidentiële Informatie van de andere partij verkrijgt, zal aan de bescherming van deze gegevens dezelfde zorg besteden als zij besteedt aan haar eigen Confidentiële Informatie, en zal deze confidentialiteitsverplichtingen ook opleggen aan haar personeel.
Gegevens zijn geen (of niet langer) Confidentiële Informatie wanneer zij buiten de wil van de kennisgevende partij publiek worden gemaakt, of wanneer de verkrijgende partij aantoont dat zij gelijke gegevens zelfstandig en zonder de gegevens van de kennisgevende partij heeft ontwikkeld.
Indien de verkrijgende partij ingevolge een wettelijke verplichting of een bevel van een bevoegde overheid verplicht wordt om dergelijke gegevens mee te delen aan een overheid, zal dit worden medegedeeld aan de kennisgevende partij.
10.Intellectuele Eigendomsrechten en gebruiksrechten
De Klant erkent dat hij geen eigendomsrecht, doch een tijdelijk gebruiksrecht heeft op de Software, conform het aantal overeengekomen entiteiten en Gebruikers en de andere overeengekomen modaliteiten. Uit hoofde van deze Product- en Dienstenovereenkomst worden er geen intellectuele rechten overgedragen aan de Klant noch aan de Gebruikers.
De Klant zal de Software niet kopiëren; hij zal de Software niet doorgeven of openbaar maken aan derden, noch wijzigen of aanpassen, noch reverse engineering technieken toepassen, noch deze handelingen laten verrichten door derden.
11.Garanties
GIMME waarborgt dat zij de intellectuele eigendomsrechten heeft betreffende de Software, of dat zij minstens over een geldige licentie beschikt om de Software via de SaaS Dienstverlening ter beschikking te stellen aan de Klant en de Gebruikers.
GIMME bevestigt dat de Product- en Dienstenovereenkomst geen schending inhoudt van de rechten van derden, noch van overeenkomsten die zij gesloten heeft met derden. Zij bevestigt dat zij alle nodige rechten zal behouden voor de duur van de Overeenkomst.